Paragraaf Bedrijfsvoering

De investeringen die de afgelopen jaren zijn gedaan in bedrijfsvoering hebben een aantal zaken al echt helpen verbeteren. Nu is het zaak om vast te houden en door te pakken in de ontwikkelingen die nodig zijn om écht bij de huidige tijd te komen, personeel vast te houden en onze organisatie klaar te stomen richting de verwachte fusie. Bedrijfsvoering is juist in 2026 klaar om de volgende stappen die zich aandienen aan te kunnen en de laatste achterstanden die nog ingelopen moeten worden, ook daadwerkelijk in te lopen. Tegelijkertijd blijft de omgeving veranderen en moeten we meebewegen in datgene wat op ons afkomt. Deze paragraaf bedrijfsvoering gaat in op enkele belangrijke pijlers in onze bedrijfsvoering en welke doorontwikkeling we daar in 2026 in willen maken. In de keuzes die we maken houden we telkens voor ogen dat ontwikkeling belangrijk moet zijn voor de samenleving, wetgeving óf ons personeel. Daarbij dienen de ontwikkelingen duurzaam te zijn en geen korte tussenoplossing welke weer omgegooid wordt bij een fusie. Er is daarom ook gekozen om sommige zaken, die wel in het verleden zijn benoemd, niet op te pakken in het komende jaar. 

Keuzes maken blijft namelijk belangrijk. Zoals in het verleden al benoemd zijn de financiële middelen niet oneindig, maar ook onze ambtelijke organisatie kent haar grenzen.

In onderstaande, vernieuwde, tabel worden de personele kerngegevens weergegeven. Duidelijk zichtbaar is de personele uitbreiding die in de begroting 2024 zat en vanaf 2025 ook ingevuld wordt. Voor de begroting 2026 is de toevoeging van medewerkers voor de uitvoering van de participatiewet voorzien, en een geringe uitbreiding middels deze begroting. De totale loonsom van de organisatie groeit, maar in 2026 niet meer in gelijke mate als het jaar daarvoor. Daarnaast dalen de kosten voor externe inhuur, met name doordat er meer eigen invulling van vacatures is. Aandacht richting de toekomst is nodig voor het opleidingsbudget, omdat dit een vast bedrag is en niet met de groei van de organisatie meegroeit. Op dit moment is het opleidingsbudget voor 2026 nog wel voldoende om te voorzien in de behoefte van de organisatie. 

Vanuit HR zetten we in 2026 in op het binden, boeien en behouden van ons personeel. Met de aankomende fusie starten we een proces wat spannend, uitdagend maar ook onzeker kan zijn. Tegelijkertijd willen we als organisatie onze medewerkers kansen bieden, maar ook veiligheid laten voelen en nieuwe talenten aantrekken. Dit samenspel vraagt om een HR-beleid wat zich richt op de mens in onze organisatie. 
We focussen minder op het ontwikkelen van nieuw HR beleid;. Uiteraard zorgen we dat we veranderende wetgeving blijven opnemen in ons beleid. 
Concreet ontplooien we de volgende activiteiten:
-    Samen met teammanagers en teamleiders zorgen we voor voldoende aandacht voor onze medewerkers. We zorgen voor oprechte aandacht en beschikbare tijd om te spreken over onzekerheid, werkdruk, werkplezier en persoonlijke zaken.
-    We zetten in op de ontwikkeling van onze organisatie, de teams en de individuen. Hierbij wordt de koppeling gemaakt naar de opbrengst van de strategische personeelsplanning. We zorgen dat ontwikkeling op verschillende niveaus aandacht krijgt. Dit doen we door ontwikkeltrajecten te organiseren die bijdragen aan de organisatiebrede ontwikkeling (bijvoorbeeld lean management, agile werken, toepassing van AI) maar ook door individuele ontwikkeling te stimuleren en actief het gesprek aan te gaan over de individuele (ontwikkel-)behoeften. 
-    We zetten in op een blijvend gevoel van samen. Vanuit onze kernwaarde van verbinding, maar ook de sfeer en cultuur die we hebben als organisatie willen we medewerkers binden en boeien vanuit het gevoel dat we er samen voor gaan. Er komt daardoor meer ruimte voor teambuilding.
-    Om steeds de verbinding te houden met het werkplezier van onze medewerkers wordt gedurende het jaar op meerdere momenten gemeten hoe medewerkers het werken bij gemeente Oirschot ervaren. Zodoende kan tijdig actie ondernomen worden.

In de afgelopen jaren is er geïnvesteerd in financiën. Met tijdelijke ondersteuning, een nieuw financieel systeem en een systeem voor het maken van de P&C producten zijn belangrijke pijlers neergezet voor het door-ontwikkelen van deze tak van bedrijfsvoering. In 2025 is er daarnaast een nieuwe visie neergezet over financieel advies in de organisatie. In 2026 gaan we daarop voortborduren. Dat betekent dat we concreet aan de slag gaan met:
-    Budgethouderschap in de organisatie verbeteren. Daar ligt enerzijds een noodzaak tot actualisering van beleid, maar vooral focus op goede begeleiding van beleidsmedewerkers en projectleiders bij hun financiële taken. 
-    Automatisering in Key2financiën doorvoeren; het vernieuwde systeem kan verschillende handmatige processen meer geautomatiseerd laten verlopen, of via werkprocessen in het systeem in plaats van met losse formulieren. 
Daarnaast kent de specialisatie financiën de nodige personele uitdagingen. De vacatures op deze afdeling zijn moeilijk te vervullen en de gemiddelde leeftijd is hoog. Dit vergt de nodige verjonging, maar ook extra capaciteit om die overdracht van vakvolwassen, zeer ervaren personeel naar jonger personeel, goed te laten verlopen. Daarnaast staan de openstaande formatieplaatsen bijna continu geopend, maar zonder invulling zorgt dit voor veel inhuur op deze afdeling. 

Het team Juridische zaken zet zich in voor een efficiënte en zorgvuldige uitvoering van de wettelijk verplichte handhavingstaken. Daarbij ligt de nadruk op bemiddeling en een snelle, informele afdoening van dossiers, zodat kwesties zoveel mogelijk in goed overleg worden opgelost. In 2026 investeren we in het verder verbeteren en stroomlijnen van onze werkprocessen. Daarmee benutten we de beschikbare capaciteit optimaal en creëren we ruimte om, naast de verplichte taken, ook meer bestuurlijk gewenste handhavingszaken op te pakken. Zo blijven we werken aan een oplossingsgerichte en betrouwbare handhavingsaanpak voor inwoners en ondernemers.

Daarnaast werken we vanuit dit team aan meer algemene juridische aangelegenheden. In 2025 is er een team ingericht om de Woo-verzoeken die binnenkomen adequaat te kunnen oppakken. In 2026 komt de nadruk te liggen op juridische kwaliteitszorg; het actualiseren van onze regelingen en het actualiseren van onze standaard overeenkomsten. In  2026 verwachten we tevens dat de toegenomen capaciteit in dit specialisme leidt tot minder kosten voor externe juridisch advies, wat we in de afgelopen jaren helaas wel  hebben moeten inzetten. 

Eind 2024 heeft het college de Notitie Inwonerparticipatie vastgesteld. Deze notitie biedt een duidelijk kader voor de samenwerking tussen de gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties bij het ontwikkelen van plan-nen, beleid en projecten. Daarnaast bevat de notitie praktische handvatten voor inwoners die een initiatief wil-len starten in hun buurt of omgeving. In 2025 zijn hiermee de eerste ervaringen opgedaan en in 2026 zorgen we ervoor dat het werken met de notitie dagelijkse praktijk wordt. De kaders uit de notitie worden vertaald naar een participatieverordening, waarin ook het uitdaagrecht is opgenomen. De verordening wordt in 2026 aan de gemeenteraad voorgelegd.

In programma 5, onder speerpunt 2, zijn reeds twee activiteiten beschreven die we in relatie tot het collegeprogramma ondernemen. Informatievoorziening en automatisering is één van de kernelementen in onze organisatie en het op orde krijgen van de organisatie. Daarnaast is het één van de teams die het eerst aan de slag gaat richting een mogelijke fusie met Best. 

Informatiemanagement & informatieveiligheid
Zodra de gemeenteraad een definitief besluit neemt in maart, gaat dit onderdeel van onze organisatie aan de slag, samen met de keuze om in te vlechten in de GRSK of te ontvlechten. Dat zal een intensief traject zijn, waarvoor de benodigde ambtelijke capaciteit zal worden ingezet. Concrete activiteiten zijn op dit moment nog niet aan te geven, omdat deze sterk samenhangen met de keuzes die nog gemaakt moeten worden. De afdeling blijft daarom ook deels ruimte houden in de planning voor de keuzes, wetende dat er significante aandacht heen gaat in 2026. 
Ten aanzien van veiligheid en privacy zijn we al in 2025 aan de slag met een stevigere samenwerking met de gemeente Best op het gebied van privacy. Ten aanzien van veiligheid is het van belang om te blijven inspelen op de toenemende dreigingen van mogelijke hacks, fraude of andere kwaadwillendheid. Vanuit informatie-veiligheid continueren we het programma waarin we onze organisatie bewust maken van deze issues, door online training, tests (bijvoorbeeld phisingmails die we zelf versturen) en actieve informatie zodra een nieuwe medewerker begint. 

Informatiebeheer
Informatiebeheer omvat onze postverwerking, maar ook ons archief en beheer van alle informatie in onze organisatie. Voor 2026 hebben we de volgende concrete activiteiten
•    Vervroegde overdracht archief naar RHCe (Regionaal Historisch Centrum Eindhoven) vanwege verhuizing naar een gebouw met minder archiefruimte. We ruimen dus proactief op. 
•    Doorvoeren vervanging door digitalisering; doorlopende en projectmatige vervanging van analoge archiefwaardige informatie naar digitale reproductie. Hierdoor stoppen we de interne analoge informatiestroom en gaan we vorming van hybride dossiers (die intensiever beheer vragen) tegen. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan een goede beheersing van het samenspel tussen werken in MS365 en documenten opslaan in archiefwaardige systemen. 
•    Uitvoeren acties uit het verbeterplan informatiebeheer. De uitvoer van de acties samen met de gesprekken moet leiden tot een toezichtoordeel ‘voldoet’ voor informatiebeheer. Dit resulteert in het beëindigen van het verscherpte toezicht door provincie.

De interne beheersing (IB) raakt de gehele organisatie en is rand voorwaardelijk om ‘in control’ te zijn op zowel de primaire als de ondersteunende processen. De organisatie is ‘in control’ als zij risico’s (in processen) onderkent en zij maatregelen neemt zodat de uitkomst van de processen voorspelbaar wordt, om zo de organisatiedoelen te bereiken.
Interne beheersing betreft het totaal van (administratieve) richtlijnen, procedures en maatregelen die intern zijn genomen om tot betrouwbare (juist en rechtmatig) verantwoording te komen. Interne beheersing richt zich daarmee vooral op de kwaliteit van de inrichting van de processen zelf en op de betrouwbaarheid (voorspelbaarheid) van de informatie die uit de processen komt. 
De afgelopen jaren hebben wij gewerkt aan het verder op orde krijgen van de interne beheersing en de verbijzonderde interne controle (VIC). Dit hebben we gedaan op basis van het 'Drie lijnen model’. Op het moment van schrijven van de programmabegroting is er een drie lijnen model in de maak voor de overheid. De derde lijn (de verbijzonderde interne controle (VIC)) zal daarin niet meer alleen achteraf komen kijken wat er fout is gegaan en nog gerepareerd moet worden, maar kantelt naar een VIC gericht op de kwaliteit van de processen. Zij zorgt er ook voor dat de organisatie het college het comfort kan bieden om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. In de jaarrekening legt het college sinds 2023 verantwoording af over de rechtmatigheid.  
In 2026 zet de VIC door in de ontwikkeling die nu reeds is ingezet. Enkele processen worden door de vakafdelingen nu beter beheerst, waardoor de VIC ook tijd krijgt om door te ontwikkelen op andere processen; zowel qua controle als op het gebied van kwaliteit. Deze standalone rol in de gemeente Oirschot blijft aan de ene kant kwetsbaar door de geringe bezetting, maar anderzijds zien we de grote meerwaarde van deze rol. 

Volgens de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur voert het college van burgemeester en wethouders minimaal één onderzoek per jaar uit naar de doelmatigheid dan wel doeltreffendheid. Het onderzoeksplan wordt opgenomen in de begroting. In de jaarrekening rapporteert het college over de voortgang van de onderzoeken. 
In 2025 is Pepperflow als rapportage tool geïmplementeerd. Het college zal in 2026 onderzoek doen naar de doeltreffendheid van deze implementatie.

Eind 2025, begin 2026 nemen we het nieuwe gemeentehuis in gebruik. Dit zal een groot deel van de problemen die werden ervaren in de huidige huisvesting oplossen. Denk hierbij aan kwaliteit van licht, lucht en warmte. Tegelijkertijd brengt een nieuw pand ook altijd weer nieuwe uitdagingen met zich mee. Alles is op een andere plek te vinden en er is significant minder opbergruimte. Dat past bij de digitaliseringsslag die we maken in onze werkwijzen, maar vereist ook de nodige aanpassingen in de manier van werken. Vanuit facilitaire zaken ondersteunen we dit proces en zorgen we voor een aangename, nieuwe werkomgeving waar iedereen goed kan werken en werkruimtes doelgericht worden gebruikt. Voor de verhuizing en het versneld opruimen van het archief (en overbrengen naar het RHCe) worden incidentele middelen vrijgemaakt.