Paragraaf Bedrijfsvoering

We willen als organisatie in control zijn en blijven zodat we met de samenleving bestuurlijke ambities kunnen realiseren.

Bij de Koersnota hebben wij u aan de hand van een omgevingsanalyse een schets gegeven van de ontwikkelingen die wij de komende jaren op ons af zien komen. Deze analyse maakt het wederom duidelijk: om samen te kunnen blijven werken aan die vitale gemeente Oirschot, moeten er keuzes gemaakt worden. We kunnen niet alles, en al zeker niet alles tegelijk. Omdat de financiële middelen niet oneindig zijn, maar ook omdat onze ambtelijke organisatie haar grenzen kent. In 2024 is de keuze gemaakt om te investeren in het zijn én blijven van een aantrekkelijke werkgever en een krachtige samenwerkingspartner, die de basis op orde heeft en daarmee een goede dienstverlening voor haar inwoners en bedrijven borgt. Daaraan werken is een traject van meerdere jaren en in 2025 gaan we hier dan ook mee verder. In de ambities en activiteiten hierna geven wij meer concreet aan welke stappen wij komend jaar zullen ondernemen om de basis van de organisatie verder op orde te krijgen.

We zijn een organisatie die staat voor de belangen van bestuur en inwoners.

In 2025 werken we verder aan de verkenning van de bestuurlijke samenwerking als vervolg op het raadsbesluit evaluatie netwerksamenwerking van 20 juni 2023. Dat betekent dat wij met één partnergemeente een vorm van vergaande en formele ambtelijke krachtenbundeling zullen verkennen waarbij een bestuurlijke fusie het onlosmakelijke en gedeelde perspectief tussen de samenwerkende gemeenten moet zijn. Deze verkenning vindt plaats met buurgemeente Best.

Het vervolg in 2025 is onder voorbehoud van de besluitvorming in kwartaal 3 en 4 van 2024. Eerst is in Best besluitvorming (gono go moment) op basis van de conclusies van de quickscan die in Best is uitgevoerd. Kiest Best voor een no go, dan is 2025 gericht op heroriënteren van de bestuurlijke samenwerking in lijn met het eerdergenoemde besluit over netwerksamenwerking.
Als Best kiest voor een go, dan vindt in het vierde kwartaal van 2024 besluitvorming plaats in Oirschot en Best over een initiatiefvoorstel van beide gemeenteraden. Met het initiatiefvoorstel geven de raden dan richting aan het proces van verkenning van de bestuurlijke samenwerking ter voorbereiding op het formele spoor van bestuurlijke samenwerking. Beide momenten van besluitvorming bepalen de richting van de activiteiten in 2025. Concreet gaan we in 2025 in ieder geval aan de slag met de verdere verkenning en (vervolg) onderzoek naar bestuurlijke samenwerking, met aandacht voor communicatie en participatie.

In 2024 hebben we met een forse vernieuwing van ons HR-team te maken gehad. Het positieve hieraan is dat er nieuwe gedachten zijn over bestaande werkprocessen. Dat leidt er onder andere toe dat er wijzigingen zijn geweest in de wervingsstrategie, wat tot positieve resultaten leidt en we op vacatures meer kandidaten krijgen. Het leidt er aan de andere kant ook toe dat volledig nieuw
 
beleid langzaam tot stand komt en dat geplande verbeterslagen die meer zijn dan een quick-win, op zich laten wachten. Grote ontwikkelingen die belangrijk zijn voor de organisatie hebben in 2024 wel plaatsgevonden, zoals het medewerker ontwikkelingstraject en de inzet op eigenaarschap op duurzame inzetbaarheid. In 2025 gaan we hierop voortborduren door een collectief vervolgtraject te bieden, of maatwerk voor individuen. De precieze behoefte wordt bepaald richting het einde van de huidige trajecten. In 2025 volgt daarnaast de uitrol van HR-21, het nieuwe functiewaarderings- systeem.

Ondanks de stappen die de organisatie de afgelopen jaren heeft gezet richting een stevige en toekomstbestendige organisatie blijven we uitdagingen houden op het gebied van personeel. Een van de oorzaken is de overspannen arbeidsmarkt. Gevolg is dat een groot deel van het personeelsbestand bestaat uit ingehuurde krachten, met alle risico’s die dat met zich meebrengt voor de continuïteit, de borging van kennis en de werkdruk door het inwerken en begeleiden van
vast personeel. We zijn gestart met het veranderen van ons werving- en selectieproces om daarmee meer mensen op de arbeidsmarkt te kunnen vinden en binden. Met gebruikmaking van wat anderen al onderzocht of bedacht hebben, willen we een doelgroep gerichte aanpak ontwikkelen. Belangrijk daarbij is om de zogenaamde “unique sellingpoints” van de gemeente Oirschot goed aan het voetlicht te brengen.

De jongere generatie hecht veel waarde aan een goede balans tussen werk en privé. Voor deze generatie is een fijne moderne werkomgeving die hybride werken faciliteert heel belangrijk.
De resultaten van het onderzoek naar de staat van het gebouw in 2024 heeft de geplande bouwkundige aanpassingen en nieuwe aankleding on hold gezet. In 2025 verwachten we verdere concrete stappen te kunnen nemen, afhankelijk van besluitvorming in 2024. Dit zal tot extra middelen leiden, welke tezamen met een begrotingswijziging in december 2024 of januari 2025 verwerkt kunnen worden.

Het herijken van ons beloningsbeleid zal in de tweede helft van 2025 opgepakt worden, na een uitrol van HR-21 in de eerste helft van dat jaar. Pas na de uitrol van HR-21, is het opportuun om te werken aan de secundaire arbeidsvoorwaarden.

Het werk verandert onder meer door verdergaande digitalisering en door nieuwe wetgeving zoals de Omgevingswet. Het is van belang continu de doorvertaling te maken naar wat dit betekent voor onze organisatie en onze medewerkers. We zien nu al dat een deel van de taken, in het bijzonder administratieve taken, zal verdwijnen of veranderen als gevolg van digitalisering en robotisering.
Aan de andere kant zien we behoefte ontstaan aan nieuwe competenties en vaardigheden zoals op het gebied van data gedreven werken en inwonerparticipatie. De centrale vraag hierbij is: sluiten de medewerkers met hun opleiding, ervaring en competenties aan op de veranderende opgaven? En zo nee, hoe kunnen we daar dan vorm aan geven. In 2024 is een eerste analyse gedaan en in 2025 wordt strategische personeelsplanning onderdeel gemaakt van de basiswerkzaamheden van
de teammanagers. De cyclische gesprekken hierover zullen we gebruiken voor capaciteitsplanning, opleiding en omscholing van medewerkers en voor gerichte arbeidsmarktbenadering voor schaarse functiegroepen. De livegang van het nieuwe financieel systeem in 2025 en de eerste concrete resultaten van het programma digitaal samenwerken (onder andere zaakgericht werken), kunnen leiden tot concrete ontwikkelingen op het vlak van strategische personeelsplanning in 2025.

Ondanks de stappen die de organisatie de afgelopen jaren heeft gezet richting een stevige en toekomstbestendige organisatie blijven we uitdagingen houden op het gebied van personeel. Een van de oorzaken is de overspannen arbeidsmarkt. Gevolg is dat een groot deel van het personeelsbestand bestaat uit ingehuurde krachten, met alle risico’s die dat met zich meebrengt voor de continuïteit, de borging van kennis en de werkdruk door het inwerken en begeleiden van
vast personeel. We zijn gestart met het veranderen van ons werving- en selectieproces om daarmee meer mensen op de arbeidsmarkt te kunnen vinden en binden. Met gebruikmaking van wat anderen al onderzocht of bedacht hebben, willen we een doelgroep gerichte aanpak ontwikkelen. Belangrijk daarbij is om de zogenaamde “unique sellingpoints” van de gemeente Oirschot goed aan het voetlicht te brengen.

De jongere generatie hecht veel waarde aan een goede balans tussen werk en privé. Voor deze generatie is een fijne moderne werkomgeving die hybride werken faciliteert heel belangrijk.
De resultaten van het onderzoek naar de staat van het gebouw in 2024 heeft de geplande bouwkundige aanpassingen en nieuwe aankleding on hold gezet. In 2025 verwachten we verdere concrete stappen te kunnen nemen, afhankelijk van besluitvorming in 2024. Dit zal tot extra middelen leiden, welke tezamen met een begrotingswijziging in december 2024 of januari 2025 verwerkt kunnen worden.

Het herijken van ons beloningsbeleid zal in de tweede helft van 2025 opgepakt worden, na een uitrol van HR-21 in de eerste helft van dat jaar. Pas na de uitrol van HR-21, is het opportuun om te werken aan de secundaire arbeidsvoorwaarden.

Het is al eerder gezegd, we moeten investeren in onze organisatie en de basis op orde brengen. Enerzijds om die weerbare en wendbare organisatie te zijn en te blijven die onze inwoners en ondernemers optimaal van dienst is. Anderzijds omdat we een aantrekkelijke werkgever willen zijn en nieuwe medewerkers willen aantrekken, boeien en binden. Maar ook omdat we een krachtige samenwerkingspartner willen zijn, die samenwerkt vanuit kracht, om zo regie en zeggenschap te behouden. In de begroting 2024 is fors ingezet om de basis op orde te brengen. De formatie is op meerdere plekken uitgebreid om te professionaliseren en om beter te gaan voldoen aan wet- en regelgeving. Ook in 2025 en de jaren daarna zullen we keihard moeten werken om de basis verder op orde te krijgen.

Het op orde krijgen van de financiële administratie en processen heeft hoge prioriteit. Dit combineren we met de implementatie van het nieuwe financieel systeem. Dit zal per 1 januari 2025 operationeel zijn. We hebben parallel aan de implementatie het rekeningschema vereenvoudigd, het aantal budgetbeheerders teruggebracht en werken aan professionalisering van budgetbeheerders, financieel adviseurs en applicatiebeheerders. In de loop van 2025 zullen wij hiervan de eerste vruchten kunnen plukken. Het opschonen van de administratie in combinatie met de herinrichting van de P&C cyclus en het herijken van financiële uitgangspunten heeft overigens ook de nodige budgettaire gevolgen gehad. Deze gevolgen zijn meegenomen in de meerjarige begroting en verbijzonderd in het hoofdstuk “Ontwikkeling meerjarig begrotings saldo”.
Een volgende stap in de verbetering van de financiële functie is de aanschaf van software om het proces van plannen en verantwoorden eenvoudiger en beter te ondersteunen, om beleidsdocumenten gezamenlijk en online te maken en te beheren. Dit staat op de rol voor het eerste en tweede kwartaal 2025. Doel is om de eerste bestuursrapportage 2025 op te stellen met behulp van deze software die dan direct gekoppeld zal zijn aan het financieel systeem. Dit maakt de totstandkoming van de P&C producten vele malen eenvoudiger, minder arbeidsintensief en minder foutgevoelig.

De samenleving digitaliseert steeds meer en er is een groeiende vraag naar een open en transparante overheid. Ook de manier waarop ons klant contact met de overheid is veranderd.
De burger verwacht altijd een goede dienstverlening en kiest daarbij zelf het kanaal. Dat kan de balie, de telefoon, een brief, een e-mail, via de website, via apps of via social media zijn.
Ook wet- en regelgeving, maatschappelijke en technologische vraagstukken, landelijke programma’s en interne ontwikkelingen geven richting aan onze (online)dienstverlening, bedrijfsvoering en aan onze manier van digitaal werken.

We digitaliseren aan de voorkant onder andere met e-diensten, geautomatiseerde webformulieren, nieuwe websites, het digitaal stelsel overheid en noem maar op. We doen dit omdat we het graag willen, voor onze klanten én voor onszelf én omdat de samenleving daar om vraagt en wet- en regelgeving het min of meer vereist. Het digitaliseren van de voorkant is echter niet voldoende.
Ook de behandeling (middenstuk) en archivering (achterkant) zal gedigitaliseerd moeten worden. Dit geven wij vorm door digitaal samen te werken. Concreet is er een programma Digitaal Samenwerken opgezet waarin een aantal projecten is ondergebracht zoals technische inrichting en verdere ontwikkeling zaakgericht werken, implementatie MS365, Wet Open Overheid etc.
Binnen al deze projecten is het vertrekpunt een geoptimaliseerd werkproces. Van daaruit wordt bezien door welk systeem het werkproces het best ondersteund kan worden en wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Juist door dit binnen één programma op te pakken, werken we integraal aan de basis op orde en worden projecten niet langs elkaar uitgevoerd.

Het uitvoeringsplan voor Digitaal Samenwerken strekt zich uit over een periode van vier jaar, tot en met 31 december 2028. Gedurende deze tijdspanne streeft de gemeente Oirschot naar de realisatie van diverse doelen, met een focus op het verbeteren en optimaliseren van de digitale dienstverlening. Hieronder worden de specifieke doelen vanuit de visie digitaal samenwerking opgesomd.
We zorgen voor één digitaal loket: alle digitale dienstverlening wordt aangeboden via één centraal loket, zoals de gemeentewebsite, met koppelingen naar specifieke applicaties.
•    Online dienstverlening: we zorgen dat aanvragen door iedereen, op ieder moment én op ieder apparaat digitaal veilig gedaan kunnen worden.
•    Open en transparant: we zijn open en transparant over de status (voortgang) van de verwerking van een aanvraag, toegankelijk gemaakt via digitale kanalen.
•    Tweezijdige online communicatie: we zorgen dat de aanvrager (via hetzelfde digitale loket) documenten kan toevoegen aan de aanvraag / dossier.
•    Resultaatgericht werken: we houden ons aan onze service normen. Om hier inzicht in te krijgen is het noodzakelijk om stuurrapportages in te richten.

Wij gaan ervanuit dat de voor 2024 geplande activiteiten uitgevoerd zijn en we in 2025 de tweede fase van dit programma kunnen uitvoeren.

•    In 2025 werken we verder aan onderstaande projecten:
•    De borging van het nieuwe financieel systeem en de implementatie van nieuwe werkprocessen;
•    De volgende fase van project ‘Digitaal Samenwerken’ waarin we de verdere digitalisering van werkprocessen oppakken, om zo te voldoen aan de Wet Open Overheid, de Archiefwet, de Wet digitale toegankelijkheid etc. en om efficiencyverbetering te realiseren.
•    Implementatie van een P&C tool voor gezamenlijke documentcreatie in 2025.
•    Het verkrijgen van een veilige en gezonde werkomgeving waarin hybride werken ook door de fysieke omgeving mogelijk wordt gemaakt. Daarnaast het ondersteunen van gedragsverandering naar hybride en digitaal werken.

Per 1 januari 2023 is de ontvlechting van de juridische kant van VTH (vergunningverlening, toezicht en handhaving) geëffectueerd. In 2024 is de werkwijze van het team bestendigd en zijn de beschik- bare fte’s ingevuld met vaste krachten. Hier is onder andere een administratief juridisch medewerker voor geworven en zijn inhuurkrachten omgezet in vaste medewerkers. We zien tegelijkertijd dat de huidige capaciteit maar net voldoende is om de verplichte werkzaamheden uit te voeren. Op dit moment komt het cluster niet toe aan niet-verplichte handhavingszaken die we bestuurlijk wél zouden willen uitvoeren.

In 2024 is het team communicatie volledig op sterkte gekomen en zijn de inhuurkrachten vervangen door vaste medewerkers. Met een nieuw uitvoeringsplan en prioritering voor het team worden alle plannen in 2025 verder uitgerold. In 2024 verwachten we ook de notitie inwonersparticipatie vast te stellen, waarmee in 2025 verder aan de slag gegaan kan worden in de uitvoeringsfase.

De ontwikkelingen in kunstmatige intelligentie (AI) en robotica gaan snel. Dit biedt kansen voor onze dienstverlening, maar brengt ook risico’s rondom informatieveiligheid en privacy met zich mee.
 Cybercriminaliteit wordt een steeds groter risico voor onze gemeente. Tevens is de NIS2 (cyber- beveiligingswet) en BIO 2.0 in aantocht. Daarom leggen we meer focus op informatiebeveiliging en privacy. Onderwerpen die daarom de komende tijd verder ontwikkeld zullen worden zijn:
•    ICT-crisisbeheersing
•    Monitoring en Incident Response
•    Bewustwording medewerkers (rondom informatieveiligheid en privacy)
•    Verbetering rondom authenticatie en autorisaties van onze informatiesystemen
•    Voldoen aan wet,- en regelgeving (BIO, NIS2 en AVG)

Het Europese programma Digital Decade streeft naar een mensgericht, duurzaam en welvarend Europa in 2030. Dit programma is soms verplicht, soms wenselijk. Vanuit de Common Ground visie zal dit verder worden uitgewerkt naar concrete projecten voor onze gemeente. Common Ground is een programma van de VNG met gemeenten om afhankelijkheid van leveranciers te verminderen en de digitale wendbaarheid te vergroten.
Oirschot omarmt dit gedachtengoed en heeft dit vastgelegd in een onlangs vastgesteld informatie- beleidsplan. In 2025 gaan we aan de slag met een uitvoeringsplan. Onderwerpen die opgepakt gaan worden zijn onder meer het opstellen van kaders voor de inzet van kunstmatige intelligentie (AI) en data, datagedreven werken, verbeterde werkplekinrichting.
Dit uiteraard in afstemming met de projecten die we binnen het programma Digitaal Samenwerken uitvoeren.

In het proces van continue verbetering van onze financiële processen, zetten we nieuwe stappen.
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn
afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant. We doen dit om zelf beter in control te komen en continu onze kwaliteit te kunnen controleren.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om beheersmaatregelen tijdens het uitvoerende proces uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeem- controles, ‘vier ogen checks’ en datavergelijking. Deze controles moeten vastgelegd worden, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar en geborgd is.

Een andere kwaliteitsverbetering voeren we door op het gebied van doeltreffendheid en doel- matigheid. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en/of doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfs- proces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een afdeling. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties; alleen door iets volledig beet te pakken kun je echte kwaliteitsverbetering doorvoeren.

De onderzoeken naar rechtmatigheid (vorige alinea) en doeltreffendheid en/of doelmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken.

Er komt veel op gemeenten af als het gaat om wet- en regelgeving op het gebied van informatie- huishouding en digitale dienstverlening. Nog niet eerder hebben de verschillende wet- en regelgevingen in Nederland de manier waarop de overheid omgaat met informatie en digitale dienstverlening zo getransformeerd. De wetten zijn gericht op het verbeteren van de informatie- positie van de inwoner en het zaken doen met de overheid makkelijker te maken. Dit is een mooi streven, echter wat hierbij komt kijken is een veelheid aan onduidelijkheden en tegenstrijdigheden tussen verschillende wetten.

Om de integraliteit te bewaken is de implementatie van informatiewetgeving opgenomen als pijler in het Programma Digitaal Samenwerken binnen de gemeente Oirschot. Hieronder valt onder andere de implementatie van de Wet open overheid (Woo), Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en Wet elektronische publicaties (Wep). Ook het vergroten van de digitale toegankelijkheid van de gemeente staat centraal binnen het programma. Alleen, digitale toegankelijkheid is een breed thema, dit komt binnen de implementatie van alle informatiewetten terug. We werken gefaseerd, stapsgewijs toe naar een digitaal toegankelijk Oirschot. In de motie van 31 oktober 2023 heeft uw raad aangegeven dit belangrijk te vinden.

In 2024 zijn de eerste stappen gezet. In 2025 gaan we verder met de implementatie van de Woo en de Wmebv.
Voor wat betreft de Woo ligt de focus op:
•    Het inrichten van een Wooplatform,
•    Het vastleggen van de verantwoordelijkheden rondom de Woo,
•    Het vormgeven van richtlijnen rondom geheimhouding,
•    Het inrichten van de Woo in de gemeentelijke processen.

Met betrekking tot de Wmebv gaan we aan de slag met:
•    Het inrichten van nieuwe, ontbrekende e-formulieren,
•    Het aanpassen van de bestaande e-formulieren,
•    Het vaststellen van een aanwijzingsbesluit,
•    Het vaststellen en implementeren van de zorgplicht.